> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.hagru.nl/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# E-mailberichten versturen

*Applicatie:* Scipio Online

### Introductie

Met behulp van de e-mailmodule kunt u vanuit Scipio Online eenvoudig e-mailberichten aan uw leden versturen. In deze instructie leest u hoe u de e-mailmodule kunt activeren en hoe u e-mailberichten kunt verzenden.

De e-mailmodule is een aparte module in Scipio Online. De beheerder kan deze module aanvragen via sales@hagru.nl. Met deze module heeft de beheerder de mogelijkheid om e-mailberichten vanuit Scipio Online te versturen. De beheerder kan ook e-mailrechten aanvragen voor andere gebruikers. Deze toegang moet per gebruiker door Hagru worden geactiveerd.

### Verzendadres instellen

Voordat u gebruik kunt maken van de e-mailmodule, is het noodzakelijk dat er een standaard verzendadres ingesteld wordt in Scipio Online.

Het verzendadres kunt u instellen via het scherm:  
**Beheer – Instellingen – Mijn gegevens en voorkeuren.**

Onderaan dit scherm vindt u de optie *E-mail versturen.  
*Geef hier het gewenste e-mailadres in, wat u wilt gebruiken om de e-mailberichten mee te versturen. U kunt hierbij tevens de naam ingeven welke als afzender van het bericht getoond zal worden. Tevens zullen eventuele reacties op e-mailberichten binnenkomen op het ingegeven verzendadres.

![](https://storage.googleapis.com/hagru-helpdesk/hagru-helpdesk/4b753bb68cefd763.png)

Zijn het verzendadres en de naam ingevuld, klik dan op de knop Opslaan.

Is de optie E-mail versturen niet zichtbaar, dan is de e-mailmodule niet voor uw gebruikersaccount geactiveerd. Neem hierover contact op met de beheerder van Scipio Online.

Let op

Om te voorkomen dat uw e-mailberichten in de SPAM-folder van de ontvangers terechtkomen, adviseren we u een SPF-record in te stellen.

Voor het instellen van een SPF-record en het voorkomen dat berichten in de SPAM-folder binnenkomen, is het noodzakelijk dat u de e-mailberichten verzend vanuit het eigen domein van uw gemeente, bijvoorbeeld verzender@uwgemeentenaam.nl.

Verzendt u e-mailberichten vanuit het domein van een derde partij (gmail, hotmail, kpnmail), dan kunt u zelf geen SPF-record instellen en is de kans groot dat uw e-mailberichten in de SPAM-folder terecht zullen komen.

Informatie over hoe u een SPF-record kunt instellen en hoe u kunt voorkomen dat uw e-mailberichten in de SPAM folder terechtkomen, kunt u vinden via de volgende link: [Spam en SPF – Hoe werkt dit?](https://www.hagru.nl/helpdesk/artikel/spam-en-spf-hoe-werkt-dit/)  

### Leden verzamelen

Voordat er een e-mailbericht verzonden kan worden, dient er bepaald te worden naar welke groep leden u een e-mailbericht wilt verzenden. Voor het bepalen van de leden maakt u gebruik van het selectiescherm in Scipio Online.

Om uw leden te kunnen e-mailen, dient het e-mailadres van uw leden aanwezig te zijn in uw administratie in Scipio Online. Bij het maken van een selectie kunt u hier alvast rekening mee houden door het criteria E-mailadres aanwezig Ja/ Nee op te nemen. Kies voor Ja voor een overzicht van de leden waar u een e-mailbericht aan kunt verzenden.

Stel in het selectiescherm de gewenste selectie op door de criteria waar de leden aan moeten voldoen toe te voegen. Wanneer de selectie compleet is, vraagt u het zoekresultaat op door te klikken op de knop Zoeken.

### Het e-mailbericht opstellen en versturen

Om een e-mailbericht op te stellen voor de leden in het zoekresultaat, klikt u vanuit het resultaat van uw zoekopdracht op de knop E-mail versturen.

Er wordt een scherm geopend waarin het e-mailbericht kan worden opgesteld.

![](https://storage.googleapis.com/hagru-helpdesk/hagru-helpdesk/fb5d049a6dfce083.png)

Is de optie E-mail versturen niet zichtbaar, dan is mogelijk het verzendadres nog niet ingesteld. Stel uw verzendadres in via uw gegevens en voorkeuren. Kunt u hier geen verzendadres instellen, dan is de e-mailmodule niet voor uw gebruikersaccount geactiveerd. Vraag uw beheerder voor meer informatie, hij kan deze module aanvragen door een e-mail te sturen naar: [sales@hagru.nl](mailto:sales@hagru.nl)

**Afzender en ontvanger**

De afzender (Van) en ontvangers (Aan) van de e-mail worden automatisch ingevuld. De afzender heeft u reeds bepaald via Instellingen en de ontvangers zijn met het maken van de selectie geselecteerd.

Het veld Aan toont hoeveel personen vanuit de zoekopdracht zijn geselecteerd om een e-mailbericht aan te verzenden.

Tip

Wanneer u groepen heeft aangemaakt binnen Scipio Online, kunt u heel eenvoudig een e-mail versturen naar een hele groep. Denk bijvoorbeeld aan een infobulletin of uitnodiging voor de groep *Jongeren*.

**Het onderwerp**

Het onderwerp van het e-mailbericht kunt u zelf bepalen. Kies een interessant onderwerp, dat past bij de inhoud van de e-mail. Met het onderwerp verleidt u leden om de e-mail te openen. Een goed onderwerp voorkomt dat leden de e-mail ongeopend verwijderen en u uw leden niet bereikt.

**Inhoud e-mailbericht**

Voor de inhoud van het e-mailbericht kunt u kiezen om binnen dit scherm een e-mail te typen, of een samenvoegdocument te gebruiken.

Kiest u voor *Document via Rapportage-editor* dan kunt u een opgeslagen samenvoegdocument openen. Dit is een document dat u in de rapportage-editor heeft aangemaakt.

Meer informatie over de rapportage editor en het aanmaken van samenvoegdocumenten kunt u vinden in onze instructie [Documenten genereren met de rapportage editor](https://www.hagru.nl/helpdesk/artikel/documenten-genereren-met-de-rapportage-editor/).

Hoewel de opmaak volledig behouden blijft, wijkt de vertaling van een samenvoegdocument naar een digitaal document af van de vertaling naar een afgedrukt document.

Enkele tips:

*   Bij datavelden die meerdere regels bevatten, zoals bijvoorbeeld een contactadresblok, zal onderstaande tekst met hetzelfde aantal regels naar beneden springen. U kunt hier in documenten die per e-mail verzonden worden rekening mee houden door onderstaande tekst iets naar boven te verplaatsen.
*   Als u samenvoegvelden in een tekstblok wilt gebruiken, adviseren we voor documenten die per e-mail worden verstuurd om de samenvoegvelden met behulp van blokhaken [] toe te voegen in de tekst. In plaats van de datavelden, kunt u dan bijvoorbeeld de volgende tekst invoeren in het tekstveld (inclusief de blokhaken):  
    – [Directmailnaam] – Toont ook de tekst “Geachte” en een komma achter de naam  
    – [Regnr]
*   Controleer of tekstvelden geen verborgen enters of tekst bevat. Dit kunt u controleren door dubbel te klikken op een tekstvak en vervolgens op de Page Down knop op uw toetsenbord te klikken. Alle onderstaande tekst, of enters kunnen dan verwijderd worden.
    

Kiest u voor *Tekst typen,* dan kunt u in het huidige scherm zelf de inhoud voor het e-mailbericht typen, zoals hieronder is weergegeven.

![](https://storage.googleapis.com/hagru-helpdesk/hagru-helpdesk/295b09c0e0cff21e.png)

**Bijlagen**

Via *Bijlages* kunt u één of meerdere documenten selecteren om met de e-mail mee te sturen. Via de knop *Bladeren* selecteert u de bestanden vanaf uw computer.

### E-mailberichten verzenden

Is het e-mailbericht gereed, dan kan deze verzonden worden aan de geselecteerde personen. Klik hiervoor op de knop Versturen.

Zodra de e-mail is verzonden verschijnt een melding in beeld met het aantal succesvol verzonden e-mailberichten. Tevens wordt er een statusbericht verzonden naar het e-mailadres waar het e-mailbericht vanaf verzonden is.

Het kan voorkomen dat het aantal verzonden berichten afwijkt van het eerder genoemde aantal bij het opstellen van de e-mail (*Aan*).  
Hier kunnen verschillende redenen voor zijn:

*   Er is in Scipio Online geen e-mailadres geregistreerd bij een geselecteerd persoon
*   Het ingevulde e-mail adres is ongeldig (bijvoorbeeld: [info@hagru.n.l](mailto:info@hagru.n.l) i.p.v. [info@hagru.nl](mailto:info@hagru.nl))
*   De ontvangende server bestaat niet of accepteert geen e-mail
*   De ontvangende server accepteert het e-mail bericht, maar de ontvangende mailbox op de ontvangende server bestaat niet of kan geen e-mail ontvangen. Deze e-mails zijn wel verstuurd en daarom komt er, normaal gesproken, een automatische notificatie retour.

Goed om te weten

Alle ontvangers van het e-mailbericht ontvangen ieder een aparte, persoonlijke e-mail. Daarbij is niet zichtbaar aan welke andere ontvangers de e-mail ook is verstuurd. Dit voorkomt dat de e-mail als spam wordt geïdentificeerd, zoals dat kan gebeuren bij het selecteren van meerdere ontvangers via BCC.