Eindejaarscollecte via kerkAccept

Applicatie: Scipio Online

Introductie

Het einde van het jaar is bijna aangebroken, traditioneel een drukke periode waarin zowel de voorbereidingen voor Actie Kerkbalans en de Eindejaarscollecte samenkomen.

Om u als gemeente in deze drukke periode optimaal te ondersteunen, bieden we vanuit Scipio Online de mogelijkheid om met behulp van kerkAccept eenvoudig betaalverzoeken naar uw leden te sturen.

Voor uw gemeente tijd- en geldbesparend, de ontvangsten worden automatisch geregistreerd in Scipio Online. Voor uw leden een laagdrempelige manier om de betaling eenvoudig te voldoen.

In deze instructie leest u hoe u uw leden voor deelname aan de Eindejaarscollecte een betaalverzoek kunt sturen via kerkAccept.

Voorwaarden

Voordat er via kerkAccept betaalverzoeken voor de Eindejaarscollecte verzonden kunnen worden, zijn er een aantal zaken die in uw administratie ingesteld moeten worden.

Fonds Eindejaarscollecte

Controleer of er voor de Eindejaarscollecte een fonds beschikbaar is in uw administratie.

De fondsen kunt u terugvinden via het scherm:

Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Gemeente instellingen – Onderhoud fondsen.

Meer informatie over het aanmaken van een nieuw fonds kunt u vinden in de instructie Fondsen aanmaken.

Betaalprovider aanvragen

Om de kerkAccept-betalingen te kunnen verwerken heeft u als gemeente een API-key nodig. Deze API-key vraagt u aan via Mollie en kan vervolgens in de basisconfiguratie worden ingegeven.

Een uitgebreide instructie over het aanvragen van een Mollie-account kunt u vinden in onze instructie Betaalprovider aanvragen.

kerkAccept activeren

Voordat u betaalverzoeken kunt versturen, moet kerkAccept in uw Scipio Online omgeving geactiveerd en geconfigureerd worden.

Meer informatie over het activeren en configureren van kerkAccept kunt u vinden in onze instructie kerkAccept activeren.

Leden aanschrijven

Het aanschrijven van uw leden voor de Eindejaarscollecte kan zowel per brief als per e-mail.

De leden in uw administratie die een e-mailadres hebben, kunt u per e-mail een betaalverzoek sturen. Hiervoor kan in Scipio Online een speciaal kerkAccept e-mailsjabloon aangemaakt worden, inclusief een QR-code en een betaallink.

Voor de leden zonder e-mailadres kunt u een Word-sjabloon gebruiken, inclusief een QR-code en betalingskenmerk.

Per e-mail

Voor het versturen van betaalverzoeken per e-mail zijn er in Scipio Online standaard e-mailsjablonen beschikbaar. De e-mailsjablonen kunt u terugvinden door op het startscherm te klikken op de knop ‘Betaalverzoeken’ en vervolgens te kiezen voor ‘Instellingen – E-mailsjablonen instellen’.

Voor de Eindejaarscollecte kunt u gebruik maken van het standaard sjabloon:

Uitnodiging tot betaling

Wilt u wijzigingen doorvoeren in dit sjabloon, of weten hoe dit sjabloon eruit ziet, klik dan op de regel ‘Uitnodiging tot betaling’ om dit sjabloon te openen.

Meer informatie over het wijzigen van een e-mailsjabloon kunt u vinden in de instructie E-mailsjablonen instellen.

Per brief

Voor het versturen van betaalverzoeken per brief kunt u in Scipio Online gebruik maken van de Word-module.

De Word-module kan door de beheerder van uw administratie benaderd worden via het scherm:

Beheer – Word sjablonen

In de Word-module hebben we alvast een voorbeeld van een brief voor u klaargezet, welke u eenvoudig via Word kunt aanpassen.

Deze voorbeeldbrief kunt u terugvinden onder de naam:

Voorbeeldsjabloon kerkAccept

Meer informatie over het bewerken van een Word-sjabloon en welke samenvoegvelden hier beschikbaar zijn, kunt u vinden in de instructie Samenvoegen met Word.

Selectie maken

Voor het selecteren van de leden die u voor de Eindejaarscollecte wilt aanschrijven, veranderd er in principe niets. U kunt gebruikmaken van de reguliere selectiemogelijkheden in Scipio Online.

Heeft u in een eerder jaar al een selectie voor de Eindejaarscollecte opgeslagen, gebruik dan deze selectie voor het aanschrijven van uw leden.

Meer informatie over het maken van een selectie kunt u vinden in onze instructie Selecties maken.

Betaalverzoeken aanmaken

Heeft u een selectie gemaakt van de leden die u voor de Eindejaarscollecte een betaalverzoek wilt versturen, dan kan er direct vanuit het selectieresultaat een kerkAccept betaalverzoek worden aangemaakt.

Klik hiervoor boven het selectieresultaat op de knop ‘Verwerken via kerkAccept’.

Er wordt nu een scherm geopend waarin u kunt instellen hoe het betaalverzoek aangemaakt dient te worden.

Geef hier de volgende gegevens in:

Fonds

Uw fonds voor de eindejaarscollecte.

Jaar

Het jaar waarop de ontvangsten ingeboekt gaan worden.

Termijn

De termijn waarop de ontvangsten ingeboekt gaan worden.

Bedrag

De bepaling van het bedrag. Voor de Eindejaarscollecte zal dit een vrij bedrag (geen bedrag), of wellicht een vast bedrag zijn.

Klik vervolgens op ‘Doorgaan’ om het volgende scherm te openen:

Bedrag aanpasbaar

Hier kunt u instellen of leden het bedrag zelf nog mogen wijzigen en wat het minimumbedrag is wat gegeven mag worden.

Is er in het vorige scherm gekozen voor een vrij bedrag, dan mag een lid het bedrag altijd zelf invullen, ook als er in dit scherm is ingesteld dat het bedrag niet aangepast mag worden. Het minimum bedrag is dan ook van toepassing.

Verzendwijze

Hier stelt u in welk e-mailsjabloon en/of Word sjabloon u wilt gebruiken om het betaalverzoek te versturen.

Staat de optie ‘E-mail’ aan, dan zal er naar alle leden in het resultaat, waarvan wel een e-mailadres bekend is, een betaalverzoek per e-mail verzonden worden, conform het gekozen e-mailsjabloon.

Staat de optie ‘Brief’ aan, dan zal er naar alle leden waarvan geen e-mailadres bekend is een betaalverzoek per brief verzonden worden, conform het gekozen Word sjabloon.

De beide opties kunnen tegelijk aangevinkt worden, kerkAccept zal dan automatisch bepalen welke leden per e-mail worden aangeschreven en voor welke leden er een brief wordt aangemaakt.

Betaalverzoeken versturen

Heeft u het betaalverzoek ingesteld, dan kunt u deze verzenden naar uw leden.

Klik hiervoor op de knop ‘Doorgaan’.

De betaalverzoeken worden nu aangemaakt en per e-mail verzonden naar uw leden.

Als u er ook voor gekozen heeft brieven te genereren, dan worden deze nu ook aangemaakt en als PDF-document op uw computer opgeslagen. Het PDF-document staat op uw computer klaar om afgedrukt te worden.

Afhandeling van de ontvangsten

Wanneer uw leden via kerkAccept een succesvolle betaling hebben gedaan voor de Eindejaarscollecte, zullen de ontvangsten direct automatisch in uw Scipio Online omgeving zichtbaar worden.

Bijgewerkt op: 11/06/2026